تعتمد الكثير من المؤسسات على مجموعة من البرامج والمنصات لتنفيذ أعمالها اليومية، لكن عندما تعمل هذه الأدوات بصورة منفصلة تظهر الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، ونقل المعلومات بين الأنظمة، وتنفيذ المهام المتكررة ومتابعتها باستمرار.

في مكتب الحلول الرقمية الموريتاني (RCM) نطوّر حلول الأتمتة والتكامل التي تجعل الأنظمة والخدمات المختلفة تعمل معًا ضمن تدفقات عمل مترابطة، بهدف تقليل العمل اليدوي، وتسريع العمليات، والحد من الأخطاء وتحسين كفاءة التشغيل.

حوّل المهام المتكررة إلى عمليات آلية

هناك العديد من الأعمال اليومية التي يمكن تنفيذها تلقائيًا بدل تكرارها يدويًا في كل مرة.

يمكن للأتمتة أن تبدأ عند حدوث إجراء معين، مثل وصول طلب جديد، تسجيل عميل، إنشاء فاتورة، تغيير حالة معاملة، تعبئة نموذج أو وصول رسالة، ثم تنفذ سلسلة من الإجراءات المحددة بصورة تلقائية.

على سبيل المثال، يمكن للنظام استقبال بيانات عميل من الموقع، إضافتها إلى CRM، إنشاء مهمة لموظف المبيعات، إرسال إشعار، ثم بدء عملية المتابعة دون الحاجة إلى نقل البيانات يدويًا بين هذه الأدوات.

تصميم تدفقات العمل Workflows

نقوم بتصميم تدفقات عمل تربط الخطوات المختلفة للعملية ضمن مسار واضح ومنظم.

يمكن أن يحتوي الـ Workflow على أحداث تبدأ العملية، وشروط لاتخاذ القرار، وعمليات لمعالجة البيانات، وموافقات بشرية عند الحاجة، وإجراءات يتم تنفيذها في أنظمة مختلفة.

ويمكن أن تكون التدفقات بسيطة لتنفيذ مهمة محددة، أو متقدمة تضم عدة مراحل وأنظمة وفرق عمل.

تكامل الأنظمة والبرامج

عندما تستخدم المؤسسة أكثر من نظام، يصبح التكامل بينها عنصرًا مهمًا لبناء بيئة رقمية فعالة.

يمكننا ربط أنظمة ERP وCRM، المواقع الإلكترونية، التطبيقات، المتاجر الإلكترونية، أنظمة الحجز، نقاط البيع، قواعد البيانات، أنظمة الدعم والخدمات السحابية وغيرها من الحلول التي تسمح بنيتها بالتكامل.

وبذلك يمكن للبيانات والعمليات الانتقال بين الأنظمة بصورة منظمة دون الحاجة إلى إعادة إدخال المعلومات في كل منصة.

تطوير وربط واجهات API

تُعد واجهات API من أهم الوسائل التي تسمح للأنظمة المختلفة بالتواصل وتبادل البيانات وتنفيذ العمليات.

نقوم بتطوير وربط واجهات API بحسب متطلبات المشروع، سواء لربط نظامين داخليين أو لدمج خدمات خارجية مع النظام الأساسي للمؤسسة.

كما يمكن بناء طبقات تكامل مخصصة عندما تحتاج المؤسسة إلى تنظيم الاتصال بين عدة أنظمة وخدمات ضمن بنية واحدة.

أتمتة التواصل مع العملاء

يمكن دمج قنوات التواصل ضمن العمليات الآلية للمؤسسة، مثل WhatsApp Business والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني والنماذج والإشعارات.

فعلى سبيل المثال، يمكن إرسال تأكيد تلقائي بعد تسجيل طلب، أو إشعار العميل عند تغير حالة الخدمة، أو إرسال تذكير بموعد، أو تحويل استفسار إلى القسم المختص، أو بدء عملية متابعة للمبيعات.

وبذلك يصبح التواصل جزءًا من سير العمل بدل أن يكون عملية منفصلة تعتمد بالكامل على المتابعة اليدوية.

أتمتة المبيعات وخدمة العملاء

يمكن للأتمتة أن تساعد فرق المبيعات وخدمة العملاء على تنظيم العمليات من لحظة وصول العميل المحتمل وحتى المتابعة وإتمام الخدمة.

يمكن تسجيل العملاء تلقائيًا، وتصنيف الطلبات، وتوزيع المهام، وجدولة المتابعة، وإرسال التنبيهات وتحديث الحالات وربط المعلومات بأنظمة CRM أو ERP.

وعند دمج هذه العمليات مع وكلاء الذكاء الاصطناعي يمكن إنشاء مسارات أكثر ذكاءً قادرة على فهم بعض الطلبات والمعلومات واختيار الإجراء المناسب وفق القواعد والصلاحيات المحددة.

أتمتة العمليات الداخلية

الأتمتة لا تقتصر على التعامل مع العملاء.

يمكن استخدامها في العمليات الإدارية والتشغيلية مثل إنشاء التقارير، نقل البيانات، معالجة النماذج، تحديث السجلات، إرسال التنبيهات، مزامنة المعلومات، إنشاء المهام ومتابعة الإجراءات والموافقات.

وهذا يساعد الموظفين على تقليل الوقت المستهلك في الأعمال الروتينية والتركيز على المهام التي تحتاج إلى المتابعة والخبرة البشرية.

ربط الذكاء الاصطناعي بالأتمتة

يمكن دمج نماذج ووكلاء الذكاء الاصطناعي داخل تدفقات العمل لتنفيذ مهام تتطلب فهم المحتوى أو تحليل المعلومات.

على سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل رسالة واردة، تحديد نوع الطلب، استخراج المعلومات المهمة، ثم توجيه العملية إلى المسار المناسب أو تشغيل مجموعة من الإجراءات داخل الأنظمة المرتبطة.

وهكذا تعمل الأتمتة على تنفيذ المسار، بينما يضيف الذكاء الاصطناعي القدرة على فهم المعلومات والتعامل معها بصورة أكثر مرونة.

التحكم والموافقات البشرية

ليست كل العمليات مناسبة للتنفيذ التلقائي الكامل.

يمكن تصميم تدفقات العمل بحيث تتوقف بعض الإجراءات عند نقطة محددة للحصول على موافقة موظف أو مدير قبل متابعة التنفيذ، خصوصًا في العمليات المالية أو الإدارية أو القرارات المهمة.

وبذلك نستفيد من سرعة الأتمتة مع الاحتفاظ بالتحكم البشري في المراحل التي تتطلب ذلك.

أتمتة مصممة وفق عمليات مؤسستك

لا نبدأ باختيار أداة ثم نحاول فرضها على طريقة عمل المؤسسة.

نبدأ بدراسة العملية الحالية وتحديد الخطوات المتكررة، والأنظمة المستخدمة، ومصادر البيانات، ونقاط التأخير والتدخل البشري، ثم نحدد ما يمكن أتمتته وما يحتاج إلى تكامل أو تطوير إضافي.

بعد ذلك يتم بناء الـ Workflows والتكاملات بما يتناسب مع العملية الحقيقية داخل المؤسسة.

من أدوات منفصلة إلى منظومة مترابطة

في مكتب الحلول الرقمية الموريتاني (RCM) نساعد المؤسسات على تحويل مجموعة البرامج والخدمات المنفصلة إلى بيئة رقمية أكثر تكاملًا.

سواء كنت تحتاج إلى ربط نظام ERP بموقعك، أو مزامنة البيانات بين عدة أنظمة، أو أتمتة المبيعات وخدمة العملاء، أو بناء تدفقات عمل متقدمة تجمع بين الأنظمة والذكاء الاصطناعي، نعمل على تصميم الحل وفق احتياجاتك.

اجعل أنظمتك تتواصل مع بعضها، والعمليات تتحرك تلقائيًا، وفريقك يركز على العمل الذي يحتاج فعلًا إلى الإنسان.