Avant d’acheter un système : pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un conseil technologique ?

Lorsqu’une entreprise décide d’acquérir un nouveau système, elle commence généralement par comparer les différentes options disponibles :

Quel système est le meilleur ?
Quelles fonctionnalités propose-t-il ?
Combien coûte-t-il ?
S’agit-il d’un ERP ou d’un CRM ?
Fonctionne-t-il dans le cloud ?
Peut-il être personnalisé ?

Toutes ces questions sont importantes, mais une autre devrait être posée avant toutes les autres :

Est-ce réellement le système dont votre entreprise a besoin ?

Acheter un système de gestion n’est pas comparable à l’achat d’un nouvel équipement. Le système devient une composante essentielle du fonctionnement de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent l’utiliser quotidiennement, tandis que les ventes, les données financières, les informations opérationnelles et certaines décisions de gestion peuvent en dépendre.

Choisir le mauvais système ne signifie donc pas seulement perdre le coût d’une licence ou d’un abonnement. Cela peut également signifier consacrer plusieurs mois à l’implémentation, à la formation et à la personnalisation avant de découvrir que le problème initial n’a toujours pas été résolu.

C’est précisément là que réside la valeur d’un conseil technologique avant toute décision d’achat.

Ne commencez pas par le système — commencez par le problème à résoudre

Lorsqu’un client affirme :

« Nous avons besoin d’un ERP. »

La première question ne devrait pas être : quelle version souhaitez-vous ?

Elle devrait être :

Pourquoi avez-vous besoin d’un ERP ?

Peut-être que l’entreprise rencontre des difficultés dans la gestion de ses stocks.

Peut-être manque-t-elle de visibilité sur sa situation financière.

Peut-être que ses différentes agences fonctionnent de manière indépendante.

Ou que la direction ne reçoit pas les rapports nécessaires au bon moment.

Ou encore que les collaborateurs utilisent plusieurs logiciels et fichiers Excel pour accomplir un seul processus.

C’est la compréhension du problème qui doit déterminer la technologie appropriée, et non l’inverse.

Dans certains cas, l’analyse peut même montrer que l’entreprise n’a pas besoin de remplacer son système actuel, mais simplement de le reconfigurer, le personnaliser ou l’intégrer à d’autres systèmes.

Un excellent système peut malgré tout être un mauvais choix pour votre entreprise

Il existe sur le marché des systèmes extrêmement performants. Mais la puissance d’un système ne signifie pas automatiquement qu’il convient à toutes les entreprises.

Un système peut proposer des centaines de fonctionnalités alors que votre entreprise n’en utilisera qu’une petite partie.

Un autre peut être parfaitement adapté à une société de services, mais beaucoup moins pertinent pour une activité fortement dépendante des points de vente et de la gestion des stocks.

Une plateforme peut également être très performante sur le plan technique, tout en étant complexe ou coûteuse à personnaliser et à intégrer aux systèmes que vous utilisez déjà.

La véritable question ne devrait donc pas être :

« Est-ce un bon système ? »

Mais plutôt :

« Ce système est-il adapté à la manière dont notre entreprise fonctionne ? »

La différence est essentielle.

Parfois, le véritable problème ne vient pas du logiciel

C’est un point particulièrement important.

Une entreprise peut acheter un nouveau système en pensant que son ancien logiciel est à l’origine du problème, puis découvrir que les mêmes difficultés se retrouvent dans le nouveau système.

Pourquoi ?

Parce que le véritable problème peut se situer dans l’organisation du travail elle-même.

Des procédures mal définies.

Des droits d’accès mal organisés.

Des données incorrectes.

Des saisies répétitives.

Ou encore une mauvaise répartition des responsabilités entre les différents services.

Si ces éléments ne sont pas analysés avant l’implémentation, le nouveau système risque simplement de devenir un nouvel environnement pour les mêmes anciens problèmes.

Un bon conseil technologique permet de distinguer un problème technique d’un problème de processus avant de recommander tout investissement.

La personnalisation n’est pas toujours la solution

Lorsqu’un client ne trouve pas une fonctionnalité particulière dans son système, la réaction naturelle est souvent :

« Nous voulons la développer. »

Mais un bon consultant ne devrait pas accepter immédiatement.

Il devrait d’abord poser plusieurs questions :

Pourquoi avez-vous besoin de cette fonctionnalité ?

Comment réalisez-vous actuellement cette opération ?

Existe-t-il déjà une autre fonction dans le système permettant d’atteindre le même objectif ?

Peut-on simplifier le processus plutôt que développer une nouvelle fonctionnalité ?

Cette personnalisation risque-t-elle d’affecter les futures mises à jour, les performances ou d’autres processus ?

Le développement sur mesure est extrêmement utile lorsqu’il répond à un véritable besoin métier.

Mais ajouter des dizaines de personnalisations sans analyse préalable peut rendre le système plus complexe et augmenter considérablement ses coûts de maintenance à long terme.

Toutes les demandes ne nécessitent pas de développement, et tous les problèmes ne nécessitent pas un nouveau système.

Examinez vos systèmes existants avant d’en ajouter un nouveau

Votre entreprise utilise peut-être déjà un logiciel de comptabilité, un système de vente, un site web, un CRM, voire une application ou une autre plateforme.

Puis elle décide d’ajouter un nouveau système.

Une question importante doit alors être posée :

Comment ce nouveau système fonctionnera-t-il avec ce que nous possédons déjà ?

Pourra-t-il échanger des données avec les systèmes existants ?

Faudra-t-il saisir deux fois les informations des clients ?

Les ventes seront-elles automatiquement transmises à la comptabilité ?

Les stocks resteront-ils synchronisés ?

Des API sont-elles disponibles pour permettre les intégrations nécessaires ?

Parfois, l’entreprise n’a pas réellement besoin d’un système supplémentaire. Elle a surtout besoin de faire fonctionner ensemble les systèmes qu’elle possède déjà.

Ne regardez pas uniquement le prix de la licence

Il est facile de comparer deux systèmes en regardant leur prix.

Mais le coût réel d’un système ne s’arrête pas au prix de la licence.

Il faut également prendre en compte l’implémentation, la personnalisation, la migration des données, la formation, l’infrastructure, les intégrations, le support et la maintenance.

Il existe également un autre coût qui apparaît rarement dans un devis :

Le coût d’un mauvais choix.

Si les collaborateurs passent plusieurs mois à apprendre un système qui doit ensuite être remplacé, cela représente un coût.

Si l’entreprise doit ressaisir manuellement des données en raison d’une mauvaise intégration, cela représente également un coût.

Si la croissance future de l’entreprise est limitée parce que le système ne peut pas évoluer avec elle, cela représente encore un coût.

Il faut donc évaluer le coût global de la solution, et pas seulement son prix d’achat.

Qu’en est-il du serveur et de l’infrastructure ?

Si le système doit devenir un élément essentiel des opérations quotidiennes, il ne suffit pas d’évaluer uniquement le logiciel.

Il faut également étudier l’environnement dans lequel il fonctionnera.

Combien y aura-t-il d’utilisateurs ?

Combien d’agences ou de sites ?

Quel volume d’opérations est prévu ?

De quelles ressources le système aura-t-il besoin ?

Quelle sera la stratégie de sauvegarde ?

Comment seront gérés les droits et les accès ?

Et que se passera-t-il si le volume d’utilisation double ?

Vous pouvez disposer d’un excellent logiciel, mais si l’infrastructure sur laquelle il fonctionne n’est pas adaptée, l’expérience finale ne répondra pas aux attentes.

C’est pourquoi le système et son infrastructure doivent être considérés comme les deux composantes d’une même décision technologique.

N’oubliez pas les personnes qui utiliseront réellement le système

Il arrive qu’un système soit choisi par la direction sans impliquer les personnes qui l’utiliseront quotidiennement.

C’est souvent après l’implémentation que les surprises commencent.

Une opération simple dans l’ancien système peut désormais nécessiter cinq étapes.

L’interface peut ne pas correspondre aux réalités du travail.

Certains rapports indispensables aux collaborateurs peuvent manquer.

Ou le système peut être excellent sur le plan technique, mais trop complexe pour une utilisation quotidienne.

Il est donc essentiel de comprendre à la fois les besoins de la direction et des utilisateurs réels.

Le succès ne consiste pas simplement à installer et à mettre en service un système.

Le véritable succès consiste à faire du système une composante naturelle et efficace du travail quotidien.

Une consultation peut vous éviter un projet entier

Une consultation technologique peut sembler, au départ, représenter un coût supplémentaire avant l’achat d’un système.

Mais dans certains cas, quelques heures d’analyse peuvent éviter à l’entreprise de s’engager dans un projet dont elle n’avait finalement pas besoin.

La recommandation peut être :

Ne remplacez pas le système actuel.

Personnalisez uniquement ce module.

Intégrez les deux systèmes que vous utilisez déjà.

Automatisez ce processus.

Développez un tableau de bord pour la direction.

Améliorez d’abord l’infrastructure.

Ou commencez par une phase limitée avant d’investir dans le projet complet.

C’est ici que se révèle la véritable valeur d’un consultant :

Non pas vous convaincre d’acheter davantage de technologie, mais vous aider à déterminer dans quelles technologies il est réellement pertinent d’investir.

Avant de demander un devis, demandez un diagnostic

Si vous envisagez d’investir dans un ERP, un système comptable, un système de point de vente, un CRM, un logiciel sur mesure ou une plateforme cloud, ne faites pas de la demande de prix votre première étape.

Commencez par obtenir une vision claire de la situation de votre entreprise.

Quel est le problème ?

Quelles sont les priorités ?

Quels systèmes sont déjà en place ?

Que peut-on conserver ?

Que faut-il modifier ?

Quelles intégrations sont nécessaires ?

Et quelle solution pourra continuer à accompagner l’entreprise au fur et à mesure de sa croissance ?

Lorsque les réponses à ces questions sont claires, la demande de devis devient plus précise, la comparaison des solutions devient plus simple et la décision finale est mieux fondée.

Chez RCM, le conseil précède la solution

Au Mauritanian Digital Solutions Office (RCM), nous ne souhaitons pas commencer par demander à l’entreprise :

« Quel logiciel voulez-vous ? »

Nous préférons commencer par une autre question :

« Que souhaitez-vous améliorer dans votre entreprise ? »

Nous analysons les processus actuels, les systèmes existants, les besoins de la direction et des collaborateurs, les flux de données, les intégrations, l’infrastructure et les perspectives de croissance.

Ce n’est qu’ensuite que nous déterminons si l’entreprise a besoin d’un ERP, de la personnalisation d’un système existant, d’un logiciel sur mesure, d’un site web ou d’une application, d’intégrations API, d’automatisation, d’une infrastructure cloud ou d’agents d’intelligence artificielle.

La solution peut être un nouveau système.

Ou simplement une amélioration de ce que vous possédez déjà.

C’est toute la différence entre acheter un logiciel et prendre une décision technologique réfléchie.

Si votre entreprise envisage actuellement d’acheter un nouveau système ou de remplacer une solution existante, la première question à laquelle vous devez répondre n’est peut-être pas :

« Combien coûtera le système ? »

Mais plutôt :

« De quel système avons-nous réellement besoin, et pourquoi ? »

Répondre à cette question avant d’investir peut représenter la consultation technologique la plus précieuse que votre entreprise recevra avant de prendre sa décision.