Antes de comprar qualquer sistema: por que sua empresa precisa de uma consultoria tecnológica?

Quando uma empresa decide adquirir um novo sistema, normalmente começa comparando as opções disponíveis:

Qual sistema é melhor?
Quais funcionalidades ele oferece?
Quanto custa?
É um ERP ou CRM?
Funciona na nuvem?
Pode ser personalizado?

Todas essas perguntas são importantes, mas existe uma questão que deveria ser feita antes de todas as outras:

Este é realmente o sistema de que sua empresa precisa?

Comprar um sistema empresarial não é como comprar um novo equipamento. O sistema passa a fazer parte das operações centrais da empresa, será utilizado diariamente pelos colaboradores e poderá concentrar vendas, dados financeiros, informações operacionais e apoiar decisões de gestão.

Por isso, escolher o sistema errado não significa apenas perder o valor da licença ou da assinatura. Pode também significar passar meses com implementação, treinamento e personalização para, no final, descobrir que o problema original continua sem solução.

É justamente aqui que fica evidente o valor de uma consultoria tecnológica antes de tomar uma decisão de compra.

Não comece pelo sistema — comece pelo que você deseja resolver

Quando um cliente diz:

“Precisamos de um sistema ERP.”

A primeira pergunta não deveria ser: qual versão você deseja?

Deveria ser:

Por que vocês precisam de um ERP?

Talvez a empresa tenha dificuldades para controlar o estoque.

Talvez não exista uma visão clara da situação financeira.

Talvez as diferentes filiais trabalhem de forma independente.

Ou a gestão não consiga obter os relatórios necessários no momento certo.

Ou ainda os colaboradores utilizem vários programas e planilhas do Excel para concluir um único processo.

É a compreensão do problema que deve determinar a tecnologia adequada, e não o contrário.

Em alguns casos, podemos descobrir que a empresa nem sequer precisa substituir o sistema atual, mas apenas reconfigurá-lo, personalizá-lo ou integrá-lo a outros sistemas.

Um excelente sistema pode ser uma escolha errada para sua empresa

Existem sistemas extremamente poderosos no mercado, mas a capacidade de um sistema, por si só, não significa que ele seja adequado para todas as empresas.

Um sistema pode oferecer centenas de funcionalidades, enquanto sua empresa precisa apenas de uma pequena parte delas.

Outro pode ser excelente para uma empresa de serviços, mas pouco adequado para um negócio que depende fortemente de pontos de venda e gestão de estoque.

Uma plataforma também pode ser tecnicamente avançada, mas difícil ou cara de personalizar e integrar aos sistemas já existentes.

Por isso, a pergunta não deveria ser:

“Este é um bom sistema?”

Mas sim:

“Este sistema é adequado à forma como nossa empresa trabalha?”

Essa diferença é fundamental.

Às vezes, o problema nem está no software

Este é um ponto muito importante.

Uma empresa pode adquirir um novo sistema acreditando que o software antigo é o problema e, depois, descobrir que os mesmos problemas passaram para o novo sistema.

Por quê?

Porque o verdadeiro problema pode estar na própria forma de trabalhar.

Processos pouco claros.

Permissões mal organizadas.

Dados incorretos.

Inserção repetida das mesmas informações.

Ou responsabilidades pouco claras entre os departamentos.

Se essas questões não forem analisadas antes da implementação, o novo sistema pode se tornar apenas um novo lugar para os mesmos problemas antigos.

Uma boa consultoria diferencia um problema tecnológico de um problema de processos antes de recomendar qualquer investimento.

A personalização nem sempre é a solução

Quando um cliente não encontra determinada funcionalidade no sistema, o pedido natural costuma ser:

“Queremos desenvolver essa funcionalidade.”

Mas um bom consultor não deveria concordar imediatamente.

Primeiro, é necessário perguntar:

Por que vocês precisam dessa funcionalidade?

Como esse processo é realizado atualmente?

Existe outra função no sistema que permita alcançar o mesmo objetivo?

É possível simplificar o processo em vez de desenvolver uma nova funcionalidade?

Essa personalização poderá afetar futuras atualizações, o desempenho ou outros processos?

O desenvolvimento personalizado é extremamente importante quando existe uma necessidade real.

No entanto, adicionar dezenas de personalizações sem uma análise adequada pode tornar o sistema mais complexo e aumentar os custos de manutenção no futuro.

Nem toda solicitação exige programação, e nem todo problema exige um novo sistema.

Analise os sistemas que você já possui antes de adicionar outro

A empresa pode já utilizar um software de contabilidade, um sistema de vendas, um site, um CRM e talvez um aplicativo ou outra plataforma.

Depois decide adicionar um novo sistema.

Nesse momento, é necessário fazer uma pergunta importante:

Como o novo sistema funcionará com aquilo que já temos?

Ele conseguirá trocar dados com os sistemas existentes?

Será necessário inserir os dados dos clientes duas vezes?

As vendas serão enviadas automaticamente para a contabilidade?

O estoque permanecerá sincronizado?

Existem APIs que permitam realizar as integrações necessárias?

Às vezes, uma empresa não precisa tanto de um novo sistema quanto precisa fazer com que os sistemas que já possui trabalhem juntos.

Não olhe apenas para o preço da licença

É fácil comparar dois sistemas olhando apenas para o preço.

Mas o custo real de um sistema não termina no valor da licença.

Existem custos de implementação, personalização, migração de dados, treinamento, infraestrutura, integrações, suporte e manutenção.

E existe outro custo que normalmente não aparece em uma proposta comercial:

O custo de uma escolha errada.

Se os colaboradores passarem meses aprendendo um sistema que posteriormente precisará ser substituído, isso representa um custo.

Se a empresa tiver que inserir novamente os dados manualmente devido a uma integração inadequada, isso também representa um custo.

Se o crescimento futuro ficar limitado porque o sistema não consegue acompanhar a expansão da empresa, isso também tem um custo.

Por isso, é necessário avaliar o custo total da solução, e não apenas seu preço de aquisição.

E quanto ao servidor e à infraestrutura?

Se o sistema se tornar uma parte essencial das operações diárias, não basta avaliar apenas o software.

Também é necessário analisar o ambiente em que ele funcionará.

Quantos usuários haverá?

Quantas filiais?

Qual será o volume esperado de operações?

De quantos recursos o sistema precisará?

Qual será a estratégia de backup?

Como serão gerenciadas as permissões e os acessos?

E o que acontecerá se o volume de utilização dobrar?

Você pode ter um excelente software, mas, se a infraestrutura em que ele funciona não for adequada, a experiência final poderá não corresponder às expectativas.

Por isso, o sistema e a infraestrutura devem ser considerados como partes da mesma decisão tecnológica.

Não se esqueça das pessoas que realmente utilizarão o sistema

Às vezes, um sistema é escolhido pela gestão sem envolver as pessoas que irão utilizá-lo diariamente.

É então que podem surgir surpresas após a implementação.

Uma tarefa simples no sistema anterior pode passar a exigir cinco etapas.

A interface pode não se adaptar à realidade do trabalho.

Os relatórios necessários aos colaboradores podem não estar disponíveis.

Ou o sistema pode ser excelente do ponto de vista técnico, mas complexo demais para as operações diárias.

Por isso, é importante compreender as necessidades tanto da gestão quanto dos usuários reais.

O sucesso não se mede apenas pela instalação e entrada em funcionamento do sistema.

O verdadeiro sucesso acontece quando o sistema se torna uma parte natural e eficiente do trabalho diário.

Uma consultoria pode economizar um projeto inteiro

Uma consultoria tecnológica pode parecer, inicialmente, um custo adicional antes da aquisição de um sistema.

Mas, em alguns casos, algumas horas de análise podem impedir que a empresa entre em um projeto de que, na realidade, nunca precisou.

A recomendação pode ser:

Não substitua o sistema atual.

Personalize apenas este módulo.

Integre os dois sistemas que você já utiliza.

Automatize este processo.

Desenvolva um painel de gestão.

Melhore primeiro a infraestrutura.

Ou comece com uma etapa menor antes de investir no projeto completo.

É aqui que se revela o verdadeiro valor de um consultor:

Não em convencê-lo a comprar mais tecnologia, mas em ajudá-lo a decidir em qual tecnologia realmente vale a pena investir.

Antes de solicitar uma proposta, solicite um diagnóstico

Se sua empresa está prestes a investir em um ERP, sistema de contabilidade, sistema de ponto de venda, CRM, software personalizado ou plataforma em nuvem, não faça da solicitação de preços o primeiro passo.

Primeiro, procure obter uma visão clara da situação da empresa.

Qual é o problema?

Quais são as prioridades?

Quais sistemas já existem?

O que pode ser mantido?

O que precisa ser alterado?

Quais integrações são necessárias?

E qual solução poderá continuar acompanhando a empresa à medida que ela cresce?

Quando essas respostas estão claras, a solicitação de uma proposta se torna mais precisa, a comparação entre soluções fica mais fácil e a decisão final passa a ser mais bem fundamentada.

Na RCM, a consultoria vem antes da solução

No Mauritanian Digital Solutions Office (RCM), não queremos começar perguntando à empresa:

“Qual software você deseja?”

Preferimos começar com outra pergunta:

“O que você deseja melhorar em seu negócio?”

Analisamos os processos atuais, os sistemas existentes, as necessidades da gestão e dos colaboradores, os fluxos de dados, as integrações, a infraestrutura e os planos de crescimento.

Somente depois determinamos se a empresa precisa de um ERP, da personalização de um sistema existente, de desenvolvimento de software sob medida, de um site ou aplicativo, de integrações via API, de automação, de infraestrutura em nuvem ou de agentes de inteligência artificial.

A resposta pode ser um novo sistema.

Ou pode ser simplesmente melhorar aquilo que você já possui.

Essa é a diferença entre comprar software e tomar uma decisão tecnológica bem fundamentada.

Se sua empresa está atualmente considerando comprar um novo sistema ou substituir um sistema existente, talvez a primeira pergunta a ser respondida não seja:

“Quanto o sistema vai custar?”

Mas sim:

“De qual sistema realmente precisamos e por quê?”

Responder a essa pergunta antes de investir pode representar a consultoria tecnológica mais valiosa que sua empresa receberá antes de tomar a decisão.