De onde começar a jornada de transformação digital na sua instituição?

Hardware e dispositivos

27 Visitas

Многие компании понимают, что им необходимо развиваться в цифровом направлении, но самый сложный вопрос заключается не в том:

«Какую систему нам купить?»

Правильный вопрос звучит так:

«С чего нам начать?»

Должна ли приоритетом стать ERP-система? Бухгалтерский учет и управление запасами? Нужно ли мобильное приложение? Следует ли сначала объединить филиалы? Автоматизация — следующий шаг? И когда искусственный интеллект действительно становится полезной инвестицией?

Эти вопросы важны, потому что неправильное решение в начале цифровой трансформации может привести к тому, что компания инвестирует в хорошие технологии, которые не решают её реальных проблем.

Поэтому успешная цифровая трансформация начинается не с программного обеспечения.

Она начинается с диагностики.

Прежде чем выбирать решение, необходимо понять проблему

Предположим, руководство компании говорит:

«Нам нужна ERP-система.»

Прежде чем выбирать систему, необходимо ответить на несколько вопросов:

Почему она вам нужна?
В чём заключается текущая проблема?
Проблема связана с управлением запасами?
Финансовые отчёты недостаточно прозрачны?
Филиалы работают независимо друг от друга?
Сотрудники повторно вводят одни и те же данные?
Руководство не получает необходимую информацию вовремя?

Возможно, ERP действительно является правильным решением.

Но после анализа ситуации может выясниться, что у компании уже есть подходящая система, а настоящая проблема заключается в неправильно организованных процессах, отсутствии интеграции между системами или необходимости доработать только определённую часть.

Хорошая консультация начинается не с продажи решения, а с проверки того, действительно ли это решение нужно компании.

Не оцифровывайте хаос

Это один из важнейших принципов цифровой трансформации.

Если административный процесс состоит из множества сложных и ненужных этапов, а затем вы просто переносите его без изменений в новую программу, проблема не решается.

Вы лишь превращаете ручной хаос в цифровой хаос.

Перед автоматизацией необходимо сначала пересмотреть сам процесс:

Какие этапы действительно необходимы?
Что можно упростить?
Где данные вводятся повторно?
Кому действительно необходимо согласовывать каждый этап?
Какие действия система может выполнять автоматически?

Иногда лучший результат технологического консалтинга — не добавление новой функции, а устранение шагов, которые больше не нужны.

Не пытайтесь сделать всё одновременно

Одна из самых дорогостоящих ошибок — попытка полностью преобразовать компанию за один этап.

Новая ERP, новый сайт, мобильное приложение, CRM, автоматизация, искусственный интеллект, облачная инфраструктура...

Технически реализовать можно многое.

Но вопрос не в том:

«Что мы можем внедрить?»

Вопрос в другом:

«Что мы должны внедрить в первую очередь?»

Если главная проблема компании заключается в отсутствии точной информации о фактических запасах, приоритетом могут стать складской учёт и продажи.

Если проблема заключается в работе с клиентами, CRM и автоматизация могут оказаться важнее разработки нового приложения.

Если филиалы работают в отдельных системах, приоритетом может стать объединение данных и инфраструктуры.

Правильная цифровая трансформация осуществляется на основе чётких приоритетов и продуманных этапов.

Самая дорогая технология — не всегда лучшее решение

Вам могут предложить десятки систем и платформ.

Некоторые из них чрезвычайно мощные, другие известны во всём мире, а третьи предлагают сотни функций.

Но это не означает, что они подходят именно вашей компании.

Можно платить за десятки возможностей, которыми вы никогда не воспользуетесь, в то время как самый важный бизнес-процесс по-прежнему выполняется вручную.

Иногда правильное решение гораздо проще: настроить существующую систему, разработать интеграцию между двумя платформами, добавить определённый модуль или автоматизировать несколько процессов.

Ценность решения определяется не количеством его функций, а проблемой, которую оно решает, и пользой, которую приносит бизнесу.

Рассматривайте компанию как единую систему

Продажи не существуют отдельно от склада.

Склад не существует отдельно от закупок.

Закупки влияют на бухгалтерский учёт.

Клиенты связаны с продажами и обслуживанием.

А руководству в конечном итоге необходимо видеть результаты всех этих процессов.

Поэтому при планировании цифровой трансформации нельзя рассматривать каждый отдел только изолированно.

Необходимо задать вопрос:

Как информация проходит от начала бизнес-процесса до его завершения?

Если сотрудники вводят одни и те же данные в три разных системы — существует проблема.

Если руководителю приходится звонить нескольким сотрудникам, чтобы узнать показатель, который должен быть доступен ему напрямую, — существует проблема.

А если у компании есть пять хороших программ, которые не могут обмениваться информацией, у неё есть цифровые инструменты, но не обязательно единая цифровая экосистема.

Не думайте только о сегодняшних потребностях

Сегодня у вас может быть один филиал и десять пользователей.

Но что произойдёт, когда появятся пять филиалов и пятьдесят пользователей?

Что произойдёт при увеличении объёма данных и количества операций?

Что будет, если позже потребуется добавить интернет-магазин, мобильное приложение или новые точки продаж?

А если понадобится подключить системы к внешним сервисам или агентам искусственного интеллекта?

Хорошее технологическое решение не должно устранять сегодняшнюю проблему, создавая новую через год.

Поэтому масштабируемость, интеграция и инфраструктура должны учитываться уже на этапе планирования.

Когда следует подключать искусственный интеллект?

Сегодня компании легко сказать:

«Мы хотим искусственный интеллект.»

Но консультант должен задать другой вопрос:

«Что именно вы хотите, чтобы он делал?»

Нужен ИИ-агент для сопровождения потенциальных клиентов?

Агент для обслуживания клиентов?

Инструмент для анализа отчётов и данных?

Агент, способный выполнять действия внутри корпоративных систем?

Или автоматизация части административных процессов?

Когда процессы, данные и системы хорошо организованы, искусственный интеллект способен создавать значительную ценность.

Но добавление ИИ к неорганизованному процессу не решит все проблемы.

Чем лучше организована цифровая экосистема компании, тем больше реальной пользы способен принести искусственный интеллект.

Есть вопрос важнее, чем «Сколько будет стоить система?»

Цена, безусловно, важна.

Но прежде чем спрашивать о стоимости решения, стоит задать ещё один вопрос:

«Во сколько нам обходится существующая проблема?»

Сколько рабочих часов ежемесячно теряется на ручных операциях?

Сколько раз одна и та же информация вводится повторно?

Какова стоимость ошибок в складском учёте или выставлении счетов?

Сколько потенциальных продаж теряется из-за недостаточного сопровождения клиентов?

Сколько времени требуется для подготовки отчёта, необходимого руководству для принятия решения?

Когда эти показатели становятся понятными, оценить целесообразность технологических инвестиций значительно проще.

Поэтому правильным первым шагом может стать консультация

Вам не обязательно заранее знать, нужна ли вашей компании ERP, CRM, мобильное приложение, автоматизация или искусственный интеллект.

Определить это — часть работы консультанта.

Профессиональная технологическая консультация должна помочь ответить на три основных вопроса:

Где мы находимся сейчас?
Где находятся проблемы и возможности?
Что необходимо внедрить и в какой последовательности?

После этого можно сформировать понятную дорожную карту вместо покупки разрозненных решений с последующими попытками связать их между собой.

В RCM мы не начинаем с продажи программного обеспечения

В Mauritanian Digital Solutions Office (RCM) мы начинаем с понимания самой компании.

Мы изучаем бизнес-процессы, существующие системы, движение данных, потребности руководства и сотрудников, операционные узкие места и планы развития.

Только после этого можно рекомендовать ERP, индивидуальную разработку, интеграцию систем, веб-сайт или приложение, автоматизацию, облачную инфраструктуру или агентов искусственного интеллекта.

И иногда наша рекомендация может оказаться намного проще, чем вы первоначально ожидали.

Потому что цель консультации — не продать максимально крупный проект.

Цель — определить, что действительно нужно вашей компании, что необходимо внедрить в первую очередь и как построить цифровую экосистему, которая будет работать на вас сегодня и продолжит развиваться вместе с вашим бизнесом.

Если ваша компания рассматривает цифровую трансформацию, не начинайте с вопроса:

«Какую систему нам купить?»

Начните с более важного вопроса:

«Что нам действительно нужно изменить и как лучше всего это реализовать?»

Именно на этот вопрос ваша компания должна получить ответ в рамках серьёзной профессиональной технологической консультации ещё до принятия инвестиционного решения.

البرتغالية

Por onde deve começar a transformação digital da sua empresa?

Muitas empresas sabem que precisam evoluir digitalmente, mas a pergunta mais difícil não é:

«Que sistema devemos comprar?»

A pergunta certa é:

«Por onde devemos começar?»

A prioridade deve ser um sistema ERP? A contabilidade e a gestão de stock? Precisamos de uma aplicação? Devemos ligar as diferentes filiais? A automatização deve ser o próximo passo? E quando é que a inteligência artificial se torna realmente um investimento útil?

Estas questões são importantes porque uma decisão errada no início da transformação digital pode levar uma empresa a investir em boas tecnologias que, apesar disso, não resolvem os seus verdadeiros problemas.

Por isso, uma transformação digital bem-sucedida não começa pelo software.

Começa pelo diagnóstico.

Antes de escolher uma solução, compreenda o problema

Imaginemos que a direção da empresa diz:

«Precisamos de um sistema ERP.»

Antes de escolher o sistema, existem algumas perguntas que devem ser feitas:

Porque precisam dele?
Onde está atualmente o problema?
O problema está na gestão do stock?
Os relatórios financeiros não são suficientemente claros?
As filiais trabalham de forma separada?
Os colaboradores introduzem repetidamente os mesmos dados?
A direção tem dificuldade em obter a informação certa no momento certo?

Um ERP pode, de facto, ser a solução adequada.

Mas, depois de analisar a situação, podemos descobrir que a empresa já possui um sistema adequado e que o verdadeiro problema está na organização dos processos, na falta de integração entre os sistemas ou na necessidade de personalizar apenas uma parte específica.

Uma boa consultoria não começa pela venda de uma solução. Começa por confirmar se essa é realmente a solução de que a empresa necessita.

Não digitalize o caos

Esta é uma das regras mais importantes da transformação digital.

Se um processo administrativo contém demasiadas etapas desnecessárias e simplesmente reproduzirmos essas mesmas etapas num novo software, o problema não foi resolvido.

Apenas transformámos o caos manual em caos digital.

Antes de automatizar, é necessário analisar o próprio processo:

Que etapas são realmente necessárias?
O que pode ser simplificado?
Onde estão os dados a ser duplicados?
Quem precisa realmente de aprovar cada etapa?
O que pode ser executado automaticamente pelo sistema?

Por vezes, o melhor resultado de uma consultoria tecnológica não é acrescentar uma nova funcionalidade, mas eliminar etapas que já não são necessárias.

Não tente fazer tudo ao mesmo tempo

Um dos erros mais dispendiosos é tentar transformar toda a empresa de uma só vez.

Um novo ERP, um novo website, uma aplicação, CRM, automatização, inteligência artificial, infraestrutura cloud...

Tecnicamente, é possível implementar muitas coisas.

Mas a pergunta não é:

«O que podemos implementar?»

A pergunta é:

«O que devemos implementar primeiro?»

Se o maior problema da empresa é não conhecer com precisão o stock disponível, a prioridade pode ser a gestão do stock e das vendas.

Se o problema está no acompanhamento dos clientes, um CRM e a automatização podem ser mais importantes do que desenvolver uma nova aplicação.

Se as filiais trabalham com sistemas separados, a prioridade pode ser unificar os dados e a infraestrutura.

Uma boa transformação digital deve seguir prioridades claras e etapas cuidadosamente planeadas.

A tecnologia mais cara nem sempre é a melhor solução

Podem ser-lhe apresentados dezenas de sistemas e plataformas.

Alguns são extremamente poderosos, outros são reconhecidos internacionalmente e alguns oferecem centenas de funcionalidades.

Mas isso não significa necessariamente que sejam adequados à sua empresa.

Pode acabar por pagar por dezenas de funcionalidades que nunca irá utilizar, enquanto o processo mais importante da sua empresa continua dependente de trabalho manual.

Noutros casos, a solução correta pode ser muito mais simples: personalizar um sistema existente, desenvolver uma integração entre duas plataformas, acrescentar um módulo específico ou automatizar determinados procedimentos.

O valor de uma solução não se mede pelo número de funcionalidades que possui, mas pelo problema que resolve e pelo valor que acrescenta ao negócio.

Veja a empresa como um sistema integrado

As vendas não estão separadas do stock.

O stock não está separado das compras.

As compras têm impacto na contabilidade.

Os clientes estão ligados às vendas e ao atendimento ao cliente.

E, no final, a direção precisa de ter uma visão dos resultados de todas estas operações.

Por isso, ao analisar a transformação digital de uma empresa, não devemos olhar para cada departamento apenas de forma isolada.

Devemos perguntar:

Como circula a informação desde o início de um processo até à sua conclusão?

Se os colaboradores introduzem os mesmos dados em três sistemas diferentes, existe um problema.

Se um gestor precisa de contactar várias pessoas para obter um número que deveria estar imediatamente disponível, existe um problema.

E se a empresa possui cinco bons sistemas que não conseguem trocar informações entre si, possui ferramentas digitais, mas não necessariamente um ecossistema digital integrado.

Não pense apenas nas necessidades de hoje

Hoje pode ter uma filial e dez utilizadores.

Mas o que acontecerá quando tiver cinco filiais e cinquenta utilizadores?

O que acontecerá quando aumentarem o volume de dados e o número de operações?

E se, mais tarde, precisar de acrescentar uma loja online, uma aplicação ou novos pontos de venda?

E se precisar de ligar os seus sistemas a serviços externos ou a agentes de inteligência artificial?

Uma boa decisão tecnológica não deve resolver apenas o problema de hoje para criar outro daqui a um ano.

Por isso, a escalabilidade, a integração e a infraestrutura devem ser consideradas desde a fase de planeamento.

Quando deve entrar a inteligência artificial?

Hoje é fácil uma empresa dizer:

«Queremos inteligência artificial.»

Mas a pergunta que um consultor deve fazer é:

«O que querem exatamente que ela faça?»

Precisam de um agente para acompanhar potenciais clientes?

De um agente de atendimento ao cliente?

De uma solução para analisar relatórios e dados?

De um agente capaz de executar ações dentro dos sistemas da empresa?

Ou de automatizar parte dos processos administrativos?

Quando os processos, os dados e os sistemas estão bem organizados, a inteligência artificial pode gerar um valor significativo.

Mas adicionar IA a um processo desorganizado não resolverá todos os problemas.

Quanto mais organizado e estruturado for o ecossistema digital da empresa, maior será a capacidade da inteligência artificial para gerar valor real para o negócio.

Existe uma pergunta mais importante do que «Quanto vai custar o sistema?»

O preço é, naturalmente, importante.

Mas antes de perguntar quanto custa uma solução, vale a pena perguntar:

«Quanto nos está a custar o problema atual?»

Quantas horas são perdidas todos os meses em tarefas manuais?

Quantas vezes são introduzidas as mesmas informações?

Qual é o custo dos erros de stock ou de faturação?

Quantas oportunidades de venda são perdidas por falta de acompanhamento?

Quanto tempo é necessário para preparar um relatório de que a direção precisa para tomar uma decisão?

Quando estes números se tornam claros, é muito mais fácil avaliar corretamente um investimento tecnológico.

Por isso, o primeiro passo certo pode ser uma consultoria

Não precisa de saber antecipadamente se a sua empresa necessita de um ERP, CRM, aplicação, automatização ou inteligência artificial.

Determinar isso faz parte do trabalho do consultor.

Uma consultoria tecnológica sólida deve ajudá-lo a responder a três perguntas fundamentais:

Onde estamos agora?
Onde estão os problemas e as oportunidades?
O que devemos implementar e em que ordem?

A partir daí, é possível construir um roteiro claro, em vez de adquirir soluções separadas e tentar ligá-las posteriormente.

Na RCM, não começamos por lhe vender software

No Mauritanian Digital Solutions Office (RCM), começamos por compreender a própria empresa.

Analisamos os processos, os sistemas existentes, os fluxos de dados, as necessidades da direção e dos colaboradores, os pontos de bloqueio operacional e os planos de crescimento.

Só depois podemos recomendar um ERP, desenvolvimento personalizado, integração entre sistemas, um website ou aplicação, automatização, infraestrutura cloud ou agentes de inteligência artificial.

E, por vezes, a nossa recomendação pode ser muito mais simples do que inicialmente imaginava.

Porque o objetivo da consultoria não é vender o maior projeto possível.

O objetivo é determinar aquilo de que a sua empresa realmente necessita, o que deve ser implementado primeiro e como construir um ecossistema digital que responda às necessidades atuais e continue a acompanhar o crescimento da empresa.

Se a sua empresa está a considerar uma transformação digital, não comece por perguntar: